タイムマネジメントについて

最終更新日時 : 2018年4月26日

以前、「頂点の道」という成功哲学の研修を受けた中に、「タイムマネジメント」という考え方について学びました。要は、「じかんを大切に」ということなんですが。今回はその研修を受けてからこれまで実践してきたことを紹介します。

 

立場が人を作る

私は、元々時間にはだらしない方でした。

「早くしなさい」といつも言われている小学生で、通知表にも「落ち着きがない」「集中力がない」「乱雑である、無頓着である」とずっと書かれていたほどです。

余談ですが、私の母は「あんたの通知表もらいは恥ずかしかった。次の人に内容を聞かれるんじゃないかとヒヤヒヤした。穴があったら入りたかった」と今でも言います(汗)

 

小学生のころからの、筋金入りのルーズさを持つ私が、なぜ「タイムマネジメント」などできたかというと、やはり人の上に立つという立場になると、自然と治るんですね。

「誰かに頼ることはできない」自分でどうにかしなくてはならない、という立場になり、自分で自分を管理しなくてはいけなくなりました。すると、自分自身がしっかりしてきたのです。

それと、大学の時に入っていた「自動車部」(部活動)でも鍛えられたことが大きかったです。

当時の主将が時間に厳しい人で、部員は集合時間にはちゃんと集まるようになったんです。そこに、ギリギリに言ったり、ましてや遅れていったりしたらバツが悪くなり、時間を守るようになったのです。

そうなると自然に準備するのも早くなっていきました。

 

待たされる時にイライラしない方法

自分が時間に正確になると、今度は待たされると腹が立つ、イライラするようになってきました(笑)。

それならと、父親が次のような「イライラしない方法」を教えてくれました。

 

友達とご飯を食べに行く、飲みに行くという時に待ち合わせ時間に遅刻され、待たされるとイライラする・・・。

そんな時は、先に飲んで食べて待っておくように、と父親から教わりました。

「腹が減っていると腹が立つ、食べておいたら腹が立たないから」と言うのです。

そこで、相手が遅れると連絡があった時に食べて待つようにしてみたところ、全然腹が立たないのですよ。

それ以来、待つときは先に注文して食べておくことにしています。

 

そして、もうひとつ気づいたことがあります。

それは、「やることがあればイライラしない」ということ。

 

例えば、常に読みたい本を忍ばせておく、ブログの原稿を書く準備をしておくなど、普段からちょっとした空き時間や待っている時間にやることを用意しておくのです。

その準備をしておくと、時間も効率的に使うこともできますし、たとえ待ち時間ができたとしてもまったく腹が立たない。

それが30分、40分になっても、逆に明日の予定やToDoリストの確認などをしていたら、それくらいはあっという間なんですよ。

 

 

やり取りはLINEで、電話には出ない。

 

最近は、お客様や会社のスタッフのやり取りは、ほぼLINEで行っています。

自分の手の空いたときに連絡ができ、空いても手の空いた時に返信できる・・・とっても便利でしかも効率が良いので活用しています。

 

なのに、なぜまだ電話をしてくるんでしょうか。

と、思うことがあります。

 

仕事をしている時に電話がきたら手が止まる、仕事がとまる、電話が終わって仕事再開の際にも「どこまでやってたかなぁ?」ってなってしまう。

かなりのタイムロスだと思うのです。

そして、結局それもタイムマネジメントなんですね。

 

だから私は電話には出ません。

 

お客様であっても出ません。

「すいません、打ち合わせ中で電話できませんでした。こちらからご連絡した方が良いですか?」とLINEやメールでこちらから返信します。こうすることによって、私の都合で電話ができるようになるのです。

 

そして、至急電話に出ないといけないような「緊急な用事」というのは、ほとんどと言っていいほどないのです。

冷静に考えてみても、「親の死に目」とかそれくらいだと思いました。

親の死に目に云々かんぬんと言っても、もう死んでいたら間に合わないって思ってしまうのです、だから緊急なことってほとんどない、というのが私の考えです。

「今じゃなくてもいいでしょ!」という電話が本当に多いのです。

会社のスタッフが電話をしてくるときというのは、ちょっと緊急性がある時ではあるのですが。

それも緊急な用でなければ、「これLINEでいいでしょ」って言います。

 

同じ社内にいるスタッフとも、やり取りはLINEです。

スタッフ同士も同様です。

LINEが普及するまでは、私はできるだけ事務所にいるようにしていました。

しかし、そうするとスタッフは私が忙しいかどうか?なんてお構いなしに、グイグイ私の時間に入ってくる(笑)

また、自室から出てちょっと書類を取りに行こうものなら、スタッフの集中攻撃に遭う。

待ってました!とばかり声を掛けられる(笑)

LINEを取り入れてからは、それがまずなくなりました。

 

私が用事を頼みたいという時でも、仕事中もスタッフの手を止められることなく、LINEで依頼して書類を渡すだけでOK!

「ちょっといいかな?」なんて、わざわざ呼ぶことも少なくなりました。

 

新入社員においても、LINEの導入は好評でした。

先輩社員に何か聞きたい、教えてもらいたい!ということがあっても、「手が空いたら教えてください」とLINEで伝えることができるので、気が楽だということでした。

 

また、突然の来店、来客も基本は対応しません。

業者さんが、「ちょっとそこまで来たもので」という訪問にも対応しません。

書類を渡すなどで、銀行や業者さんが来社される時も、「椅子に座る」という形をとるろ「どうですか最近は?」などの世間話になってしまい、10分15分はしゃべってしまうことになるので、「座る」というのをやめました。

 

そのためカウンター超しでの接客にしています。基本手に気私は出ずにスタッフに対応を任せています。

ただ、カウンター超しに目線が合うこともあります。それで少し話をすることになったとしても、カウンター超しに立ったままなのでは居心地が悪いようで、ほとんどの方は長居をしなくなるのです。※用事だけ済ませていこうとする。

立ったまま挨拶をする程度。こちらが立ったままだと、相手は「忙しいのかな」と解釈されるので、用件のみで帰られるようになるのです。

 

私は、こうしたことを徹底してやっています。

とにかく時間を使っていったらキリがないので、みなさんも良かったらマネしてみてくださいね。

 

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